چگونه با ارزیابی عملکرد کارکنان، "بهره وری سازمان" را به حداکثر برسانیم؟

 عصر ایران ؛ دکتر علیرضا داداشی* - در این نوشتار قصد دارم به شکل خلاصه تشریح کنم که چگونه می توان با استفاده از شیوه نوین ارزیابی عملکرد کارکنان، بهره وری کسب و کار را افزایش داد.

تعاریف بهره‌وری

واژه «بهره‌وری» برگردان واژه Productivity است. این واژه در فرهنگ واژگان فارسی به معنای باروری، حاصلخیزی و سودمندی و همچنین استعداد تولید آمده است. قدرت تولید، قابلیت تولید، مولد بودن نیز معانی دیگر آن است.

در تعریفی ساده تر بهره‌وری عبارت است از نسبت میان مقدار معینی محصول و مقدار معینی از یک یا چند عامل تولید که در این تعریف، معادل بازدهی و قدرت تولید است.

جک گریسون، بنیانگذار APQC (انجمن کیفیت و بهره وری امریکا) معتقد بود که بهره‌وری واقعی همزمان اثربخشی و کارایی را در بر می گیرد: «اگر کارها را درست انجام می‌دهید، این به معنای کارایی است. اثربخشی به این مربوط می‌شود که آیا شما کارهای درست را انجام می‌دهید یا خیر.»

خلاصه این توضیح یعنی همان فرمول آشنای بهره وری:  بهره‌وری = کارایی + اثربخشی

در سال ۱۹۵۰ سازمان همکاری اقتصادی اروپا به عنوان تعریفی علمی از بهره‌وری آن را این گونه تعریف کرده است: بهره‌وری هر یک از عوامل تولید، حاصل کسری است که از تقسیم مقدار یا ارزش محصول بر مقدار یا ارزش آن عامل تولید به دست می‌آید. بدین لحاظ می‌توان از بهره‌وری سرمایه، بهره وری مواد اولیه و بهره وری منایع انسانی و ... صحبت کرد.

تعریف بهره‌وری سازمانی

بهره‌وری سازمانی به معنی نسبت بین خروجی‌های یک کسب و کار (کالا و خدمات) به منابع صرف شده (نهاده‌های)  آن کسب و کار است که برای تولید همان میزان خروجی مورد استفاده قرار گرفته است.

بدین ترتیب بهره‌وری معیاری است برای نشان دادن این که در کسب و کار ما منابع (مانند نیروی کار، ماشین الات، مواد، انرژی، سرمایه و غیره) به چه اندازه درست مورد استفاده قرار گرفته اند.

حداکثرسازی بهره وری با ارزیابی عملکرد

اهمیت بهره وری در دوران جدید بسیار بیشتر شده است. در چشم انداز محیط های کسب و کار به ویژه در دوران معاصر که همه عوامل به سرعت در حال تغییر هستند، ظهور دیدگاه ارتقاء بهره وری و رسیدن مدیر به این نگاه، نویدبخش دستیابی به شیوه ای مناسب برای حرکت به سمت ارزش آفرینی و تحول آفرینی در کسب و کار است.

در این نگاه، ارتقاء بهره وری را بر مبنای شیوه نوینی از ارزیابی عملکرد استوار خواهیم کرد.

شیوه ارزیابی عملکرد پیشنهادی ما بر بازخورد مستمر، همسویی اهداف و یکپارچگی فناوری تأکید دارد و می تواند زمینه را برای رشد فردی و سازمانی فراهم کند.

1-فرهنگ بازخورد مستمر

بهتر است از ابتدای ورود به این مسیر جدید به این نکته توجه کنیم که از همان ابتدای راه، ترویج فرهنگ بازخورد مداوم بسیار مهم است.  در این شیوه بازخورد دیگر محدود به بررسی سنتی سالانه شاخص ها نیست، کارمندان و مدیران در جلسات منظم بازخورد شرکت می کنند تا ارتباطات باز را تجربه کنند.

ارتباطات باز یعنی اینکه به عنوان مثال، جلسات مستمر مدیران با کارکنان، فرصت هایی را برای مدیران فراهم می کند که بتوانند بازخورد سازنده در مورد برنامه ها، محصولات و پروژه های جدید دریافت کنند و بتوانند خیلی سریع و در زمان مناسب به استقبال تعدیل ها و بهبودهای لازم بروند.

همچنان باید یادآور شویم که:

در ارزیابی عملکرد هدف تنها تجلیل از دستاوردها نیست، بلکه دغدغه اصلی ایجاد فرهنگی است که در آن به طور مداوم رفتارها و مشارکت های مثبت تقویت می شوند.

نکته دیگر این که توانمندسازی کارکنان از طریق خود ارزیابی نقش مهمی در این رویکرد نوین دارد.

دخیل کردن مؤلفه‌های خودارزیابی در ارزیابی‌های عملکرد، تأمل و درک عمیق‌تر مشارکت‌های فردی را تشویق می‌کند. ارائه رهنمودهای روشن به کارکنان درگیر در خود ارزیابی، تأکید بر دستاوردهای این گونه سنجش عملکرد و شناسایی زمینه های رشد کارکنان، حس مسئولیت پذیری و توسعه فردی را در آنها تقویت می کند.

در نتیجه به رسمیت شناختن سازوکارها و توجه دقیق به نتایج سیستم ارزیابی عملکرد، مدیران خواهند توانست برنامه هایی را ایجاد کنند که فراتر از رویکردهای سنتی است. قدردانی مدیر از کارمندان ارزشمند و ارزش آفرین(مثلاً، اعطای جوایزی مانند کارت های هدیه شخصی، روزهای تعطیلات اضافی، یا قدردانی های عمومی در طول جلسات تیم) می تواند به طور قابل توجهی روحیه و انگیزه کارمند فعال را افزایش دهد.  همچنین مدیر می‌تواند برنامه‌های معرفی «کارمند ماه» را طراحی کند یا مشارکت‌های برجسته را با اطلاعیه‌های عمومی و جوایز اضافی برجسته کنند.

2-همسویی اهداف افراد با کسب و کار

همسویی اهداف فردی با اهداف سازمانی بسیار مهم است. این همسویی نه تنها هدف محوری را در کسب و کار پرورش می دهد، بلکه یک ماموریت مشترک را نیز تضمین می کند. جلسات تعیین هدف با حضور مدیران و کارکنان، برای طراحی و برنامه ریزی اهدافی که به صورت خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان (SMART[1]) تدوین می شوند، چارچوبی را برای بررسی‌ها و تعدیل‌های مستمر در راستای اولویت‌های در حال تغییر کسب‌وکار ایجاد می‌کنند.

مدیریت عملکرد، در این شکل تکامل یافته خود، فراتر از ارزیابی های صرف است. در واقع در این نگاه، ارزیابی عملکرد نقش کاتالیزور برای توسعه همه جانبه کارکنان را دارد. شناسایی نقاط مناسب جهت توزیع بهینه منابع برای فراهم ساختن مسیر رشد کسب و کار دارای اهمیت بسیار است. برنامه‌های توسعه فردی کارکنان، بر اساس نیازهای شغلی و با هدف پر کردن شکاف‌های مهارتی آنان طراحی و اجرا می شوند و با فراهم ساختن امکان دسترسی به برنامه‌های آموزشی مرتبط و فرصت‌های ارتقاء، کارمندان را قادر می‌سازد تا فعالانه سفر حرفه‌ای خود را در همراهی با کسب وکار شکل دهند.

3-یکپارچگی فناوری

در قلب ارزیابی عملکرد نوین، یکپارچه سازی فناوری قرار دارد که نرم افزارهای ارزیابی عملکرد در خط مقدم آنها هستند. سرمایه‌گذاری بر روی ابزارهای کاربر پسند ارزیابی و ارائه آموزش‌های جامع برای کارکنان و مدیران، انتقال بی‌وقفه به این پارادایم جدید را تضمین می‌کند و کارایی و شفافیت را در سراسر فرآیند ارزیابی عملکرد افزایش می‌دهد.

به رسمیت شناختن دستاوردهای فردی و دستاوردهای تیمی، حس رفاقت و موفقیت جمعی را تقویت می‌کند و به ایجاد جو محیط کار با انگیزه و مثبت کمک می‌کند. همچنین باور به این که به کارمندان اجازه بدهیم نظرشان را درباره برنامه های مدنظر مدیریت بدون نگرانی اعلام نمایند،  در مسیر ارتقاء بهره وری بسیار راهگشا است.

[1]
•    مشخص (Specific)
•    قابل اندازه گیری (Measureable)
•    در دسترس (Attainable)
•    مرتبط (Relevant)
•    زمان‌دار (Time-based)
_________________________________________
*دکتر علیرضا داداشی
- دکترای مدیریت بازاریابی
- مدیر و بنیانگذار گروه «مشاوره، آموزش و تحقیقات بازار خوشه‌چین»
- مشاور کسب و کارهای نوپا، کوچک و متوسط
- پژوهشگر بازار و کسب‌و‌کارها
- نویسنده بیش از ۴۰ مقاله در فروش و بازاریابی
- مولف کتاب: بیست گفتار فروش و بازاریابی- کتاب همراه فروشندگان و بازاریابان
-بازرس اصلی انجمن علمی مدیریت کسب و کار ایران
- نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران

بیشتر بخوانید:

نارضایتی کارکنان و راهکارهایی برای مدیریت آن

چگونه کارمندانی با انگیزه داشته باشیم؟

مدیر ذره بینی باشیم یا خیر؟

تماشاخانه

داستان غم‌انگیز کودکی در غزه : «می‌خواهم روی پای مادرم بخوابم» / خبرنگار او را در شرایطی عجیبی پیدا کرد (فیلم)

قوچ‌مستی آغاز شده / قوچ‌های مست حواس‌شان به شکارچی‌ها نیست / نگرانی‌‌‌ها از شکار بیرحمانه (فیلم)

فیلم های دیگر